Порционный учет алкоголя

С 1 июля 2024 года для заведений общепита стал обязательным порционный учёт алкоголя в ЕГАИС в общепите. Это касается всех напитков, которые продаются в розлив, включаются в состав коктейлей или расходуются при приготовлении блюд.

Что изменилось с 1 июля 2024

Ранее заведения могли обходиться без точного учёта - фиксировалась только поставка алкоголя, без детализации розлива. С июля этого года каждое перемещение спиртного от бутылки до бокала или блюда должно быть отражено в ЕГАИС. Продажа порционного алкоголя теперь должна фиксироваться в ЕГАИС: объём списывается по конкретной бутылке, система учитывает остатки до миллилитра.

Переход в систему ЕГАИС требует модернизации кассового оборудования, настройки программного обеспечения, а также изменения внутреннего контроля - от барной стойки до кухни. Несоответствие даже в деталях фиксируется при проверке как нарушение.

Внедрена автоматическая передача объёма алкоголя через кассовую технику в систему ЕГАИС, запрещено ручное списание, система контролирует остатки. Алкоголь без привязки к маркировке или без точного объёма считается неучтённым.

Речь идёт не о техническом обновлении, а о полной перестройке учёта. Кассиры, бармены, повара обязаны действовать по регламенту, где каждый миллилитр алкоголя должен быть обоснован в системе.

Как списывать крепкий алкоголь в ЕГАИС

Особенность учёта в том, что система ЕГАИС работает с каждой бутылкой отдельно. Если заведение использует одновременно две бутылки одного наименования, важно отслеживать, какая из них участвует в списании - через привязку к марке.

Схема действий по порционному учету алкоголя

Чтобы организовать порционный учёт алкоголя в общепите, нужно пройти через определённый порядок. Это касается как технической, так и операционной части.

Этапы внедрения:

1. Приемка алкоголя - сканируется акцизная марка, бутылка попадает в систему.

2. Настройка кассы - в программное обеспечение вносятся порции с указанием объёма и марки.

3. Продажа - каждый чек списывает точное количество миллилитров.

4. Контроль - остатки сверяются с фактическими.

На практике это означает создание цифрового следа от поставки до конкретной продажи. Продажа алкоголя без передачи сведений в ЕГАИС является нарушением и влечет за собой штрафы.

Если напиток продают в бутылке

В этом случае механизм упрощён: при продаже целой бутылки кассир сканирует марку, система фиксирует её полное выбытие. Порционный режим не применяется. Учёт ведётся как поштучная реализация, объём не делится. Такой вариант используется при продаже на вынос или если клиенту подаётся вся бутылка.

Такая схема актуальна для кафе, винных баров, кейтеринга, где покупатель приобретает бутылку сразу. Тем не менее, её регистрация в системе обязательна - списание без чека считается нарушением.

Продажа порционного алкоголя

Это основной формат, при котором применяется порционный учет алкоголя в ЕГАИС. Каждая позиция в кассе должна быть связана с конкретной маркой и объёмом. При продаже 50 мл водки, система фиксирует точное списание из конкретной бутылки. Остатки пересчитываются автоматически, ручное редактирование запрещено.

Любое расхождение между фактическим объёмом и данными в системе квалифицируется как нарушение. Даже при незначительных расхождениях возможны штрафы.

Работать без ошибок позволяет только заранее настроенная система: для каждой позиции - чёткий рецепт, для каждой марки - точная дата начала продажи, для каждого объёма - точное соответствие.

Если алкоголь расходуется на приготовление блюд и коктейлей

Когда алкоголь используется в  составе блюд, коктейлей в качестве ингредиента, его необходимо списывать с помощью акта. Рецептура коктейлей и блюд прописывается в технологических картах с указанием кол-ва мл. После приготовления необходимо формировать акт списания, который отправляется в УТМ. В качестве основания для списания может использоваться "иные цели" или "производственные потери". При использовании актуальной версии УТМ также можно в качестве основания для списания указывать "Приготовление".

Акты списания можно формировать вручную или с использованием системы учета. Как правило, в системах учета есть функция вскрытия бутылок с акцизными марками. Когда бутылка будет исчерпана - система запросит вскрытие следующей. Это позволяет корректно вести учет алкоголя, который продается порционно или разливается в коктейли. Некоторые системы учета, например axle-CRM, внедряют черновики актов списания. При продаже коктейлей или блюд, в составе которых есть алкоголь, указанное в технологической карте количество мл алкоголя автоматически попадает в черновик акта списания.

Отражение порционного использования требует привязки не только к объёму, но и к партии. При неправильном оформлении розлив может считаться реализацией с нарушением.

Штрафы

При нарушениях учёта ответственность наступает сразу. Росалкогольрегулирование фиксирует всё - от неотражённых продаж до ошибок в остатках. За отсутствие фиксации порционной продажи в ЕГАИС  и некорректное списание алкоголя предусмотрены жёсткие меры.

 Основные штрафы:

- От 150 000 рублей - за работу без передачи данных в ЕГАИС.

- От 10 000 рублей - за расхождение остатков, и фактических данных.

- От 30 000 рублей - за нарушение при работе с кассой или УТМ.

Возможна конфискация продукции, если будет выявлено отсутствие фиксации продаж в ЕГАИС. В случаях систематических нарушений заведение может лишиться лицензии на торговлю алкоголем. Контроль осуществляют органы РАР, а также представители региональных налоговых управлений.

Чтобы избежать штрафов, необходимо регулярно передавать данные о порционном списании в ЕГАИС, использовать актуальное программное обеспечение и строго соблюдать регламенты учёта. Важно обучить персонал правилам работы с системой, особенно барменов и управляющих. Малейшее отклонение от нормы, неправильное списание способно привести к крупным финансовым потерям и проверкам.

Даже при отсутствии умысла ошибки считаются административным правонарушением. Использование порционного алкоголя без точного учёта или его списание не по правилам приравнивается к обороту нелегальной продукции.